فروشگاهی متوسط
اطلاعات پایه
معرفی زیر منوهای اطلاعات پایه:
دارای ۳ گزینه میباشد:
۱- معرفی کالا
۲- معرفی حسابها
۱- معرفی کالاها:
کد کالا: شمارهای است که برای کالا در نظر گرفته میشود.
نام کالا: نام و مشخصات کالا به صورت فارسی یا لاتین ثبت میگردد.
نکته: از کلید ترکیبی ALT+SHIFT جهت تغیر زبان فارسی به انگلیسی و بالعکس استفاده شود.
واحد اصلی: نام واحد شمارش کالاست مانند : عدد – دست – جین – کارتن و…
Combo مقابل برای انتخاب واحد شمارش میباشد.
پوشه زرد رنگ مقابل برای تعاریف جدید استفاده میشود.
نکته : علامت + اقدام به تعریف و علامت – اقدام به حذف است و علامت تیک آن را ثبت مینماید.
قیمت خرید: قیمت استاندارد یا اولیه یا پیشبینی یا تمام شده یا عرف بازار خرید کالا میباشد.
درصد ۱و۲: با ثبت درصد، سیستم براساس قیمت خرید کالا یا تولید کالا مبلغ فروش را محاسبه مینماید.
فروش ۱و۲ : مبالغ فروش ۱و۲براساس درصدهای داده شده از روی قیمت خرید کالا یا تولید کالا محاسبه و ثبت میگردد.
فروش ۱و۲یک کالا ممکن است به قیمتهای متفاوتی به فروش برسد. به عنوان مثال قیمت خردهفروشی و عمدهفروشی و…
مثال: اگر نرخ خرید یک کالا ۰۰۰ر۱۰۰ ریال ثبت نماییم و در قسمت درصد۱ عدد ۱۰ را بزنیم، در فروش ۱ مبلغ ۰۰۰ر۱۱۰ ریال ثبت میگردد و اگر در قسمت درصد ۲ عدد ۲۰ را بزنیم، در فروش ۲ مبلغ ۰۰۰ر۱۲۰ ریال ثبت میگردد.
معرفی باتومهای معرفی کالاها:
اولین: با انتخاب این باتوم به اولین کد کالای تعریف شده برمیگردیم.
آخرین: با انتخاب این باتوم به آخرین کد کالای تعریف شده برمیگردیم.
بعدی: رفتن به کد کالای بعدی.
قبلی: برگشت به کد کالای قبلی.
جستوجو: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی Alt+S میتوان کالای مورد نظر خود را در قسمت عبارت جستوجو تایپ نمود.
جستوجوی کالا در ۳ بخش انجام میگردد:
جستوجو در:انبار،گروه اصلی،گروه فرعی
جستوجو بر اساس:
نام کالا،کد کالا،کد لاتین،شماره فنی
با تعریف کالا و مشخصات و مبلغ کالا به راحتی آن را تبدیل به بارکد مینمایید. محتوا و شکل بارکد به دلخواه مشتری و نیاز آن مجموعه قابل طراحی است و به دفعات متعدد و تعداد مورد نیاز قابل چاپ است. به عنوان مثال: قیمت، نام شرکت و آرم شرکت باشد یا نباشد.
تصویر کالا: با انتخاب این باتوم یا کلیدهای کمکی Alt+T روی کیبورد میتوان در پنجره باز شده تصویر کالای مورد نظر را انتخاب نمود و در فاکتور مورد استفاده قرار داد.
با قرار دادن تصویر کالا در محیط برنامه در صورتی که آن کالا در دسترس نباشد، میتوان آن تصویر را به مشتری نشان داد، بنابراین در هنگام ثبت فاکتور تصویر فوق نمایش داده میشود و این امکان کنترل ضمن کار و دقت را بالا میبرد.
راهنما: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F1 روی کیبورد میتوان از راهنمای این بخش استفاده نمود.
فهرست کالا : با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی Alt+P روی کیبورد میتوان گزارشی از کالاهای ثبت شده در این بخش را تهیه نمود.
حذف: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F6 روی کیبورد میتوان کد کالایی که اشتباه ثبت گردیده را حذف نمود.
نکته: کالایی حذف میشود که گردش نداشته باشد یعنی برای آن ابتدای دوره، خرید، فروش، برگشت از خرید و برگشت از فروش ثبت نشده باشد.
ذخیره: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی End روی کیبورد اطلاعات را ذخیره مینماییم.
نکته: با ذخیره کردن، نشانگر روی کد کالا میرود. اطلاعات کالای قبلی روی صفحه باقی میماند تا چنانچه شرح کالای مشابه داشته باشیم از تایپ مجدد خودداری شود.
۲- معرفی حسابها:
در این قسمت حسابهای مورد نیاز فروشگاه به صورت اتوماتیک تعریف شده است. ابتدا به تعریف گزینهها میپردازیم و در ادامه کدینگ حسابها نمایش داده میشود.
کد حساب: شمارهای است که برای هر حساب در نظر گرفته میشود.
نام حساب: نام به صورت فارسی یا لاتین ثبت میگردد.
نشانی: آن دسته از حسابهایی که دارای نشانی میباشند در این قسمت ثبت میگردند.
تلفن: آن دسته از حسابهایی که دارای شماره تلفن میباشند در این قسمت ثبت میگردند.
دورنگار: آن دسته از حسابهایی که دارای شماره فکس میباشند در این قسمت ثبت میگردند.
همراه: آن دسته از حسابهایی که دارای شماره همراه میباشند در این قسمت ثبت میگردند.
ایمیل: آن دسته از حسابهایی که دارای ایمیل میباشند در این قسمت ثبت میگردند.
معرفی باتومهای معرفی حساب:
اولین: با انتخاب این باتوم به اولین کد حساب تعریف شده برمیگردیم.
آخرین: با انتخاب این باتوم به آخرین کد حساب تعریف شده برمیگردیم.
بعدی: رفتن به کد حساب بعدی.
قبلی: برگشت به کد حساب قبلی.
معرفی بانکها: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی Alt+B روی کیبورد میتوان شروع به ثبت نام و مشخصات بانک موجود نمود. با کلیک روی باتوم معرفی بانکها سیستم به طور اتوماتیک کد حساب را میدهد و باید در قسمت نام حساب، نشانی، تلفن و ایمیل اطلاعات بانکهایی که فروشگاه در آن حساب بانکی یا جاری دارد را ثبت نماییم.
معرفی اشخاص: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی Alt+A روی کیبورد میتوان شروع به ثبت نام و مشخصات خریداران و فروشندگان مورد نظر نمود.
برای ثبت عملیات کالا شامل خرید، فروش، برگشت از خرید و برگشت از فروش باید اشخاص به سیستم معرفی شوند بنابراین با کلیک روی باتوم معرفی اشخاص، سیستم به طور اتوماتیک کد حساب را میدهد و باید در قسمت نام حساب، نشانی، تلفن و ایمیل را ثبت نماییم.
جستوجو: با انتخاب این باتوم یا کلیدکمکی Alt+S میتوان نام حساب موردنظر خود را در قسمت عبارت جستوجو تایپ نمود.
فهرست حساب: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی Alt+F روی کیبورد میتوان گزارشی از حسابها را تهیه نمود.
نکته: در صورتی که کد حساب نمایش داده نشد در قسمت پایین صفحه گزینه جامع انتخاب گردد.
حذف (F6): با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F6 روی کیبورد میتوان کد حسابی که اشتباهاً ثبت یا مورد استفاده نمیباشد را حذف نمود.
ذخیره (End): با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی End روی کیبورد اطلاعات را ذخیره مینماییم
عملیات روزانه
دارای دو گزینه میباشد.
۱- خرید و فروش
۲- دریافت و پرداخت
خرید و فروش: با انتخاب این گزینه تصویر زیر نمایان میشود
شماره فاکتور:
ابتدا شماره فاکتوری را که میخواهید ثبت شود وارد نمایید و در صورت ندانستن آخرین شماره با زدن Enter شماره فاکتور به صورت اتوماتیک نمایان خواهد شد.
: با کلیک روی این باتوم پنجرهای مطابق شکل زیر نمایان میگردد و میتوانید فاکتورهایی (ابتدای دوره، خرید، فروش و انتهای دوره) که قبلاً ثبت شدهاند را مشاهده نمایید.
ابتدای دوره: منظور از این بخش ثبت موجودی کالاها در اول دوره میباشد.
انتهای دوره: منظور از این بخش ثبت موجودی کالاها در پایان دوره میباشد.
برگشت از فروش: منظور از این بخش ثبت موجودی کالاهای برگشت شده از فروش میباشد.
برگشت از خرید: منظور از این بخش ثبت موجودی کالاهای برگشت شده از خرید میباشد.
خرید: منظور از این بخش ثبت کالاهای خریداری شده جهت فروش میباشد.
فروش: منظور از این بخش ثبت کالاهای فروخته شده به مشتریان میباشد.
تاریخ: در این قسمت تاریخ سند مورد نظر ثبت میگردد.
زمان ثبت: در این قسمت تاریخ، روز و ساعت ثبت سند نشان داده میشود.
کد حساب:
: درصورتی که کد حساب را میدانیم وارد مینماییم در غیر این صورت با زدن Enter منوی جستوجوی حساب باز میشود و در قسمت عبارت جستوجو نام حساب را به صورت مختصر تایپ مینماییم و با Enter بعدی از منوی زیر کد حسابی را که میخواهیم انتخاب مینماییم.
: با کلیک روی این باتوم پرونده تعریف حسابها باز میشود و میتوان حساب جدیدی را ایجاد نمود.
مطابق تصویر زیر پنجره ثبت و تصحیح اطلاعات حسابها نمایان میگردد و بدون احتیاج به خروج از این قسمت
و رفتن به منوی اطلاعات پایه (معرفی حسابها) کد حساب جدید ثبت میگردد.
F10: در صورتی که حسابی تعریف نشده باشد در صورتی که کرسر موس روی کد حساب باشد و کلیدF10 را از روی صفحه کیبورد بزنیم، پرونده حسابها باز میشود و میتوان حسابها را تعریف نمود.
نام حساب:
: با انتخاب کد حساب، نام حساب به طور اتوماتیک نمایش داده میشود.
کل فروش: در این قسمت مبلغ کل فروش همان روز نمایش داده میشود.
فروش نقدی: در این قسمت مبلغ فروش نقدی همان روز نمایش داده میشود.
فروش کارتخوان: در این قسمت مبلغ کل فروش کارتخوان همان روز نمایش داده میشود.
فروش نسیه: در این قسمت مبلغ کل فروش نسیه همان روز داده میشود.
برگشتی فروش: در این قسمت مبلغ کل برگشتی فروش همان روز نمایش داده میشود.
ذخیره کادر: تغییر سایز جداول در این قسمت ذخیره میشود.
بازیابی کادر: بازگشت تغییرات به حالت اولیه در این قسمت ذخیره میشود. با قرار دادن موس روی خطوط عمودی جدول، حالت پیکان دو سویه ایجاد میشود و با حرکت دادن آن سایز دلخواه خود را انتخاب نمایید.
ردیف: تعداد خطهای ثبت شده در فاکتور را به ما نمایش میدهد.
کد کالا: شماره کالایی که قبلاً تعریف کردهایم را وارد مینماییم در غیر این صورت با زدن Enter منوی جستوجوی کالا باز شده و کالای خود را از طریق عبارت جستوجو انتخاب مینماییم.
: در صورتی که کالایی تعریف نشده باشد و کرسر موس روی کد کالا باشد و کلید F10 را از روی صفحه کیبورد بزنیم، پرونده کالاها باز میشود و میتوان کالاها را تعریف نمود.
Insert: در صورتی که بخواهیم بین دو ردیف سطری ایجاد نماییم از Insert استفاده مینماییم.
F8 در سطرهای فاکتور: در هنگام فاکتور زدن در اقلام یا همان سطر فاکتور اگر کلید F8 را بزنیم میتوانیم برای هر سطر یک توضیح بنویسیم و در چاپ فاکتور هم نمایش داده شود به عنوان مثال شرح کالا برند خاصی است اما میخواهید توضیح بیشتری مثلاً تک سایز بودن آن را بازگو کنید. (توضیحات متغیر)
توضیحات ثابت: این قسمت را با کلیک روی عملیات کمکی و انتخاب متن ثابت میتوانیم در فاکتورهای فروش داشته باشیم.
شرح کالا: با انتخاب کد کالا، نام کالا نمایش داده میشود.
واحد کالا: با انتخاب کد کالا، واحد کالا نمایش داده میشود.
مقدار: مقدار به صورت دستی با توجه به فاکتور وارد میگردد.
نکته: در صورتی که مقداری داده نشود و Enter بزنیم سیستم به طور پیش فرض عدد ۱ را ثبت مینماید.
نرخ: نرخ کالا به صورت دلخواه براساس فروش ۱ تا ۵ پرونده کالاها ثبت میگردد.
نکته: وارد نمودن قیمت فروش در هنگام فاکتور زدن وقتگیر، زمانبر و اشتباهاتی را در پی دارد. به همین منظور میتوان قیمتهای فروش را به طور ثابت تنظیم نمود. در فروشگاههای کوچک قیمت اول قیمت تکفروشی و قیمتهای بعدی قیمتهای حراجی میباشد، بنابراین با باز نمودن پرونده حسابها کد ۱۳۰۰۰۰۰۰ که به نام فروش روزانه است را وارد مینماییم و پوشه مقابل کد حساب را باز نموده و مانند تصویر زیر نرخهای فروشها را مشخص مینماییم. اگر کلیه نرخها را انتخاب نماییم، در هنگام فاکتور زدن هر ۵ نرخ فروش را نمایش میدهد و ما انتخاب میکنیم اما اگر به عنوان مثال روی فروش ۱ باشد، قیمت فروش ۱ را به صورت اتوماتیکوار ثبت مینماید.
با باز کردن پوشه مقابل کد حساب میتوان برای آن حساب نرخ فروش را تعیین نمود.
قیمت: با ضرب مقدار در نرخ قیمت به دست میآید.
تخفیف: تخفیف به صورت ریالی یا درصدی میباشد. اگر تا دو رقم باشد، سیستم آن را درصد فرض نموده و ریال آن را محاسبه مینماید. لازم به ذکر است که این تخفیف به صورت لاین به لاین یا خطی است، یعنی برای هر خط میتوان تخفیف جداگانهای منظور نمود. تمامی سطرهای تخفیف در قسمت پایین فاکتور جمع میگردد.
حسابرسی سیستم:
نکته اول: چنانچه موجودی کالا برای فروش کافی نباشد، سیستم پیام زیر را نمایش داده و در پایین فاکتور هم در قسمت موجودی فاکتور مقدار منفی شده نمایش داده میشود.
اما با عبور از این اخطار هم میشود فاکتور را ادامه و ذخیره نمود و این در مواقعی است که ممکن است فاکتور خرید آن کالا در سیستم ثبت نشده باشد که به محض ثبت شدن فاکتور خرید سیستم به طور اتوماتیک به اصلاح موجودیها میپردازد.
نکته دوم: چنانچه نرخ فروش یک کالا از نرخ خرید کالا کمتر باشد به معنای آن است که آن کالا به ضرر فروخته میشود، در نتیجه سیستم اخطار زیر را نمایش میدهد.
نکته سوم: چنانچه کالایی به یک مشتری فروخته نشده باشد و آن مشتری آن را به ما برگشت داده باشد، پیغام زیر را نمایش میدهد.
تصویر کالا: در هنگام فاکتور زدن بعد از کد کالا تصویر کالا هم در سمت چپ نمایش داده میشود. این کار به منظور کنترل و حسابرسی ضمنی صورت میپذیرد. لازم به ذکر است که تصویر کالا در پرونده کالاها قبلاً ذخیره شده باشد.
: با انتخاب این باتوم میتوان بدون احتیاج از خروج وارد قسمت معرفی فروشندهها گردید.
کد فروشنده:
در فروشگاههایی که تعداد فروشندهها زیاد است، برای هر فروشنده کدی در نظر گرفته میشود تا میزان فروش هر فروشنده مشخص گردد. در صورت تمایل مدیر فروشگاه میتواند پاداشهایی را بر مبنای فروش بیشتر یا سود بیشتر برای فعالیت فروشندگان در نظر گرفته که این کار را سیستم به صورت اتوماتیک انجام میدهد و با رمزی که در اختیار مدیریت قرار میگیرد قابل مشاهده میباشد.
این قسمت مجهز به بارکد است، یعنی کد پرسنلی فروشندگان روی کارت و مشخصات آن قرار داده میشود، با گرفتن بارکد مقابل بارکدخوان ضمن اینکه آن فاکتور برای آن فروشنده ثبت میشود و همچنین در قسمت کاربران ثبت فاکتور یا عملیات تغییرات به نام آن کاربر ذخیره میگردد و مسئولیت خطرات احتمالی متوجه همان فروشنده خواهد بود. این کار به منزله کنترل افراد فروشنده صورت میپذیرد. بعد از وارد کردن کد فروشنده، نام فروشنده نمایش داده میشود و با ذخیره شدن فاکتور ثبت میگردد.
آخرین فروش:
قیمت آخرین فروش کالا مربوط به آن مشتری را نمایش میدهد.
آخرین برگشت از فروش: قیمت آخرین برگشت از فروش مربوط به آن مشتری را نمایش میدهد.
آخرین خرید:
: قیمت آخرین خرید کالا مربوط به آن فروشنده را نمایش میدهد.
آخرین برگشت از خرید: قیمت آخرین برگشت از خرید مربوط به آن فروشنده را نمایش میدهد.
موجودی فعلی:
: موجودی تا این لحظه کالا را نمایش میدهد، اگر به صورت منفی بود پیغام اخطار را میدهد.
جمع: شامل جمع مقداری و جمع ریالی میباشد.
جمع مقداری:
جمع مقداری کل اقلام نمایش داده میشود. به عنوان مثال در صنف فولاد و استیل یا آهنآلات جمع تناژ کل اجناس خریداری شده نمایش داده میشود.
جمع نرخ:
میانگین نرخهای اقلام فاکتور را نمایش میدهد و این قسمت بیشتر برای محصولات همگن کاربرد دارد.
جمع ریالی:
جمع ریالی فاکتور قبل از کسر تخفیف، ارزش افزوده و حمل و نصب را نمایش میدهد.
نوع فروش:
نقدی: با انتخاب این فیلد فاکتور به صورت اتوماتیک به حساب صندوق زده میشود.
مثال: صندوق بدهکار ۰۰۰ر۰۰۰ر۵ ریال
کد ۱۳۰۱۰۰۰۰ بستانکار ۰۰۰ر۰۰۰ر۵ ریال
کارتخوان: با انتخاب این فیلد لیست بانکها باز شده و با انتخاب بانک مورد نظر به حساب بانک سند زده میشود.
مثال: بانک تجارت بدهکار ۰۰۰ر۰۰۰ر۵ ریال
کد ۱۳۰۱۰۰۰۰ بستانکار ۰۰۰ر۰۰۰ر۵ ریال
تخفیف: این فیلد جمع کل تخفیفهای سطرهای یک فاکتور را نمایش میدهد. اگر در قسمت بالا هیچ تخفیفی زده نشده باشد و ما بخواهیم نسبت به کل فاکتور تخفیف بدهیم، از این فیلد استفاده میشود تا دو رقم درصدی و بیشتر از دو رقم ریالی میباشد.
ارزش افزوده: ارزش افزوده مالیات و عوارضی است که از مصرفکننده دریافت میشود و بنابراین به مبلغ فاکتور اضافه میشود. ارزش افزوده شامل %۶ مالیات و %۳ درصد عوارض که جمعا %۹ میباشد.
حمل و نصب: مواقعی که کالا نیاز به خدمات بعد از فروش داشته باشد یا حمل به عهده فروشنده باشد، مبلغ آن به فاکتور اضافه و در فاکتور فروش جداگانه گزارش میشود.
تخفیف نهایی: از آن به تخفیف نمایندگی نیز نام برده میشود و بعد از همه تخفیفاتی که در بالا توضیح داده شد، میتوان تخفیف آخر یا نهایی را در این قسمت وارد کرده و مبلغ فاکتور را رُند نمود.
جمع کل: جمع خالص پس از کسورات و اضافات یا همان قابل پرداخت میباشد.
مقدار سفارش: این فیلد نشاندهنده کل مقدار فروش یک کالا به یک مشتری میباشد یعنی اینکه از این کالا تا این لحظه چه مقدار به این مشتری فروخته شده است.
مبلغ سفارش: این فیلد نشاندهنده کل مبلغ فروش یک کالا به یک مشتری میباشد یعنی اینکه از این کالا تا این لحظه چه مبلغی به این مشتری فروخته شده است.
توضیحات داخل فاکتور بر ۳ بخش تقسیم میشود:
– توضیح لاین به لاین: قبلاً در قسمت کلید F8 سطر فاکتور توضیح داده شده است.
۲- توضیح ثابت: اگر بخواهیم متنی بهصورت ثابت در همه فاکتور چاپ شود، ابتدا در قسمت عملیات کمکی عبارت ثابت تیک اسناد کالا را فعال میکنیم و سپس کد توضیح را میزنیم و شرح دلخواه را تایپ میکنیم. لازم به ذکر است که میتوانیم شرحهای مختلفی را داشته باشیم، در هنگام فاکتور زدن یا کلید F10 میتوانیم شرحهای ثابت را انتخاب کنیم.
۳- توضیح متغیر: اگر بخواهیم متنی به صورت متغیر در فاکتور چاپ شود، متن فوق را تایپ مینماییم و فقط در آن فاکتور این متن ذخیره میشود و برای هر فاکتور میتوانیم متنی متغیر را داشته باشیم.
سیستم به صورت ONLINE قیمت تمام شده کالا و تمام شده فاکتور را محاسبه مینماید.
تمام شده کالا: میانگین خریدهای یک کالا که سیستم آن را محاسبه مینماید.
سود ناویژه کالا: سود یک کالا قبل از کسر تخفیف و ارزش افزوده.
سود ویژه کالا: سود یک کالا بعد از کسر تخفیف و ارزش افزوده.
تمام شده فاکتور: جمع میانگین تمام شده اقلام فاکتور.
سود ناویژه فاکتور: جمع سود یک فاکتور قبل از کسر تخفیف و ارزش افزوده.
سود ویژه فاکتور: جمع تسویه یک فاکتور پس از کسر تخفیف و ارزش افزوده.
تیک ثابت: در قسمت عملیات کمکی – تنظیمات سیستم – نمایش بخش تمام شده کالا در پنجره اسناد کالا میتوانیم تیک را به طور کامل برداریم و بگذاریم.
تیک لحظهای: از داخل فاکتور (اسناد کالا) تیک را به صورت لحظهای و دلخواه فعال یا غیرفعال مینماییم.
معرفی باتومهای ثبت و تصحیح اسناد کالا
اولین: با انتخاب این باتوم به اولین سند حساب تعریف شده برمیگردیم.
آخرین: با انتخاب این باتوم به آخرین سند حساب تعریف شده برمیگردیم.
بعدی: رفتن به سند حساب بعدی.
قبلی: برگشت به سند حساب قبلی.
دریافت و پرداخت: با انتخاب این باتوم از محیط فاکتور وارد عملیات دریافت و پرداخت میشویم، در واقع راه میانبر برای ثبت عملیات دریافت و پرداخت و هزینهها میباشد که در ادامه در قسمت عملیات روزانه – دریافت و پرداخت به طور مفصل توضیح داده خواهد شد.
وضعیت حساب: با انتخاب این باتوم کلیه عملیات حساب اعم از فاکتورهای ابتدای دوره، خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، دریافت و پرداختهای نقد و بانک و هزینهها و… به صورت کلی خلاصه و ریز نمایش داده خواهد شد. به عبارت دیگر اگر در حین عملیات فاکتور زدن نیاز به گزارشگیری و دیدن جزئیات آن حساب داشته باشید، به راحتی امکانپذیر خواهد بود.
وضعیت کالا: با انتخاب این باتوم کلیه عملیات کالایی که در سطر آن قرار گرفتهاید را به شما نمایش خواهد داد یا در واقع کاردکس آن کالا را نمایش میدهد. کاردکس کالا، عملیات ورود و خروج یک کالا را به صورت مقداری و ریالی – قیمت تمام شده کالا- کد و شرح طرف حسابها و سایر اطلاعات نشان میدهد. تصویر زیر، نمایانگر اطلاعات نمایش داده شده میباشد.
چاپ فاکتور: انتخاب نوع و مدل فاکتور در اختیار و دلخواه مشتری میباشد. در سیستم فروشگاهی بعد از ذخیره نمودن فاکتور به طور اتوماتیک فاکتور چاپ گرفته میشود و به فاکتور بعدی میرود که این کار سرعت بیشتری داشته و عملیات فروشنده را کاهش میدهد.
F12: با فشردن کلید فوق اطلاعات فاکتور قبل نمایش داده میشود. این زمانی اتفاق میافتد که شما به مشتری بعدی میپردازید و میخواهید مبلغ فاکتور قبل را که فراموش کردهاید، ملاحظه نمایید.
مدلهای مختلف فاکتور از همه انواع آن در سایزA4 و A5 به صورت عمودی، افقی و… در سیستم طراحی شده است که در قسمت عملیات کمکی انتخاب فاکتور میتوانید آنها را فیکس کنید.
با کلیک راست روی گزینه چاپ فاکتور نیز مدلها نمایش داده میشود و شما میتوانید مدل فاکتور خود را سریعتر انتخاب نمایید که این کار آسانتر از رفتن به قسمت عملیات کمکی و انتخاب فاکتور میباشد.
حذف: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F6 از کیبورد پیغام زیر نمایش داده شده و میتوان فاکتور مورد نظر را حذف نمود.
ذخیره: با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی END از کیبورد سند مورد نظر ذخیره میگردد.
۲- دریافت و پرداخت:
در این نوع کسب و کار فروشگاهی عملیات حسابداری بسیار ساده و مختصر خواهد بود و در پایان روز حسابها براساس توضیحات ذیل بسته خواهند شد:
۱- از پوزهای فروشگاهی در پایان روز و بعد از بسته شدن مغازه پرینت تهیه نموده و حساب بانکی هر بانک به تفکیک بدهکار و حساب ۱۳۰۰۰۰۰۰ فروش روزانه بستانکار میشود.
۲- هزینههای مورد قبول صاحب مؤسسه مانند حقوق، آب، برق و … بدهکار و حساب ۱۳۰۰۰۰۰۰ فروش روزانه بستانکار میشود.
۳- باقیمانده حساب ۱۳۰۰۰۰۰۰ فروش روزانه همان فروشهای نقدی است که باید فردای آن روز طی فیش واریزی به حساب بانک ریخته شود. بنابراین بانک واریزی بدهکار و حساب ۱۳۰۰۰۰۰۰ فروش روزانه بستانکار میشود. با این ثبت مانده حساب ۱۳۰۰۰۰۰۰ فروش روزانه صفر خواهد شد.
شماره: در این قسمت شماره سند را به صورت دستی وارد مینمایید.
جستوجو: با کلیک روی این باتوم پنجره جستوجوی اسناد حسابداری جهت دیدن اسناد ثبت شده نمایان میگردد.
نوع سند:
: در این قسمت بر حسب سندی که میخواهیم ثبت کنیم، آیتم مورد نظر را انتخاب مینماییم.
تاریخ: در این قسمت تاریخ سندی را که میخواهیم ثبت نماییم، تایپ میگردد.
موضوع سند:
بر حسب نوع سند، آیتم مورد نظر را انتخاب مینماییم.
عطف: در این قسمت در صورتی که سند دستی دارای شماره باشد میتوان آن شماره را ثبت نمود تا در موارد کنترل حسابها سریعتر سند مربوطه را پیدا نمود.
شرح کلی سند: در این قسمت توضیحاتی در مورد سند ثبت میگردد.
ذخیره کادر: در صورت تغییر سایز جدول از این گزینه استفاده مینماییم.
بازیابی کادر: از این گزینه جهت برگشت تغییرات انجام شده استفاده مینماییم.
زمان ثبت: در این قسمت تاریخ، روز و ساعت ثبت سند نشان داده میشود.
کد بدهکار: در این قسمت با زدن کلید Enter و باز شدن پنجره جستوجوی حساب، کد حساب بدهکار مورد نظر را با توجه به نوع سند انتخاب مینماییم.
کد بستانکار: در این قسمت با زدن کلید Enter و باز شدن پنجره جستوجوی حساب،کد حساب بستانکار مورد نظر را با توجه به نوع سند انتخاب مینماییم.
مبلغ: در این قسمت مبلغ سند مورد نظر ثبت میگردد.
نکته: جهت سرعت بخشیدن به عملیات ثبت یک سند میتوان با زدن کلید – دو صفر و کلید + سه صفر به عدد ثبت شده اضافه نماییم.
نقدی: در این قسمت شرحی از ثبت سند مورد نظر داده میشود.
مشخصات چک: در این قسمت در صورت ثبت چک مشخصات چک مورد نظر را ثبت مینماییم.
معرفی باتومهای میانی در قسمت دریافت و پرداخت:
بدهکار: در این قسمت نام حساب بدهکار نمایش داده میشود.
مانده: در این قسمت مانده مبلغ حساب بدهکار نمایش داده میشود.
بستانکار: در این قسمت نام حساب بستانکار نمایش داده میشود.
مانده: در این قسمت مانده مبلغ حساب بدهکار نمایش داده میشود.
توضیحات: در این قسمت در صورت نیاز توضیحاتی در مورد سند توسط کاربر ثبت میگردد.
دریافت نقد: با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل سه کد حساب (صندوق، تنخواهگردان، بانک) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت دریافت وجوه نقد در قسمت بدهکار سند میباشد.
پرداخت نقد: با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل سه کد حساب (صندوق، تنخواهگردان، بانک) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت پرداخت وجوه نقد در قسمت بستانکار سند میباشد.
واریز به بانک: انتخاب این گزینه جهت ثبت واریزیهای وجوه نقد به بانک مورد نظر میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل کد حساب (بانکهای تعریف شده) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت واریز وجوه نقد به بانک در قسمت بدهکار سند میباشد.
برداشت از بانک: انتخاب این گزینه جهت ثبت برداشتیهای وجوه نقد از بانک مورد نظر میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل کد حساب (بانکهای تعریف شده) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت برداشت وجوه نقد از بانک در قسمت بستانکار سند میباشد.
دریافت چک: انتخاب این گزینه جهت ثبت اسناد دریافتنی مورد نظر میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل کد حساب (چک، سفته، برات) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت دریافت اسناد دریافتنی از مشتریان میباشد و در قسمت بدهکار سند ثبت میگردد.
انتقال چک: انتخاب این گزینه جهت ثبت اسناد دریافتنی مورد نظر میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل کد حساب (چک، سفته، برات) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت پرداخت اسناد دریافتنی به مشتریان (خرج کردن چک) میباشد و در قسمت بستانکار سند ثبت میگردد.
پاس چک: انتخاب این گزینه جهت پاس شدن چکهای دریافتنی (اسناد دریافتنی) از مشتریان میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل (چک، سفته، برات پرداختنی) جهت ثبت نمایش داده میشود. این بخش جهت ثبت وصول اسناد دریافتنی به مشتریان (پاس کردن چک) میباشد و در قسمت بدهکار سند ثبت میگردد.
صدور چک: انتخاب این گزینه جهت صادر نمودن چک به مشتریان میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل (چک، سفته، برات پرداختنی) جهت ثبت نمایش داده میشود و این بخش جهت ثبت خرج چک (اسناد پرداختنی) به مشتریان میباشد و در قسمت بستانکار سند ثبت میگردد.
هزینه: انتخاب این گزینه جهت ثبت نمودن هزینهها میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل (هزینهها) جهت ثبت نمایش داده میشود و در قسمت بدهکار سند ثبت میگردد.
درآمد: انتخاب این گزینه جهت ثبت نمودن درآمدها میباشد. با انتخاب این باتوم پنجرهای شامل (درآمدها) جهت ثبت نمایش داده میشود و در قسمت بستانکار سند ثبت میگردد.
راس چکها: در این قسمت تعداد روز باقی مانده سررسید چکها به طور اتوماتیک نمایش داده میشود.
در این قسمت جمع دریافتهای نقدی، جمع دریافتهای چک و جمع سند دریافتهای نقدی و چک را نمایش میدهد.
معرفی باتومهای انتهایی در قسمت دریافت و پرداخت:
اولین: با انتخاب این باتوم به اولین سند حساب تعریف شده برمیگردیم.
آخرین: با انتخاب این باتوم به آخرین سند حساب تعریف شده برمیگردیم.
بعدی: رفتن به سند حساب بعدی.
قبلی: برگشت به سند حساب قبلی.
وضعیت حساب: با انتخاب این باتوم پنجرهای باز میشود که میتوان گزارشاتی از وضعیت حساب مورد نظر تهیه نمود.
چاپ چک: این بخش در مدیریت فروشگاهی مقدماتی به دلیل نداشتن دریافت و پرداخت چک کاربردی ندارد و در بخش مدیریت فروشگاهی پیشرفته استفاده میشود.
راهنما(F1): با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F1 روی کیبورد میتوان از راهنمای این بخش استفاده نمود.
چاپ سند: با انتخاب این باتوم، پنجره چاپ سند جهت پرینت گرفتن از سند ثبت شده باز میشود.
حذف(F6): با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی F6 روی کیبورد میتوان کد حسابی که اشتباه ثبت گردیده را حذف نمود.
ذخیره (End): با انتخاب این باتوم یا کلید کمکی End روی کیبورد، اطلاعات را ذخیره میکنیم.
گزارشها
گزارشهای این بخش بنابه دلخواه مدیریت فروشگاه قابلیت محدود شدن و سطح دسترسی برای هریک از فروشندگان میباشد. در واقع مدیر فروشگاه مایل است برای هر فروشنده رمز ورود گذاشته شود تا ضمن کنترل هر یک از فروشندهها هرثبت یا تغییری پیگیری شود. حتی قادر خواهد بود به هر میزان که میخواهد برای آنها سطح دسترسی تعیین نماید.
به عنوان مثال: مدیر فروشگاه مایل است فروشندهها از میزان خرید به صورت مقداری مطلع گردند اما از لحاظ قیمت سیستم هیچ اطلاعاتی را در اختیار آنان قرار ندهد یا سود و زیان را نمایش ندهد.
تصویر زیر را که نمونهای از سطح دسترسی میباشد، ملاحظه فرمایید:
گزارشها دارای گزینههای زیر است: فهرست / وضعیت حسابها /ترازنامه / سود و زیان / کاردکس کالا /
موجودی کالا / خلاصه کالا / عملیات کالا / مقایسه فروش / اشکالات اسناد کالا / فروش بازاریابها
* گزینه فهرست شامل گزینههای زیر است: انبارها / گروههای اصلی / گروههای فرعی / کالاها / مراکز هزینه /
گروههای مراکز هزینه / حسابها / گروههای حسابها / تامینکنندگان / گروههای اصلی تامینکنندگان/
گروههای فرعی تامینکنندگان
معرفی زیر منوهای گزارشها:
برحسب نیاز گزارش مورد نظر را انتخاب و در پنجره مربوطه گزارش را تهیه مینماییم.
گزارش تسویه فروش: روزانه – هفتگی – ماهانه – سه ماهه – شش ماهه – یکساله
گزارش تسویه خرید: روزانه – هفتگی – ماهانه – سه ماهه – شش ماهه – یکساله
مقایسه خرید
لیست فاکتور خرید – فروش – برگشت از خرید – برگشت از فروش – ابتدای دوره
لیست فاکتورهای خالی یا ثبت نشده
ارزش افزوده کلی یا فصلی
فهرست انبارها
مسیر گزارش: گزارشها – فهرست – انبارها
فهرست کالاها
مسیر گزارش: گزارشها – فهرست – انبارها
فهرست حسابها
مسیر گزارش: گزارشها – فهرست – حسابها
لیست کالاهای دارای اشکال
مسیر گزارش : گزارشها – اشکالات کالا
مقایسه فروش
مسیر گزارش: گزارشها – مقایسه فروش
وضعیت حسابها
مسیر گزارش: گزارشها – وضعیت حسابها
موجودی کالا
مسیر گزارش: گزارشها – موجودی کالا
کاردکس کالا
مسیر گزارش: گزارشها – کاردکس کالا
گزارش فروش فروشندهها
مسیر گزارش: گزارشها – فروش بازاریابها
ترازنامه
مسیر گزارش: گزارشها – ترازنامه
سود و زیان
مسیر گزارش: گزارشها– سود و زیان
: نمودارها
این قسمت جهت تهیه نموداری از وضعیت کالاها میباشد.
(به عنوان مثال وضعیت خرید و فروش یک کالا و یا چند کالا در یک نمودار)
عملیات کمکی
گزینههای این بخش شامل پشتیبانی و بازیابی اطلاعات / ایجاد سال جدید / بازسازی اطلاعات / بستن اسناد / کاربران و میزان دسترسی / انتخاب سال مالی / انتخاب برنامه / انتخاب کاربر/ انتخاب فاکتور/ مسیر فایلهای گزارش / تنظیمات فاکتور/ یادآوری میباشد که این گزینهها جهت تنظیمات برنامه ایجاد گردیده است.
معرفی زیر منوهای عملیات کمکی:
پشتیبانی و بازیابی اطلاعات:
پشتیبانی سیستم به دو قسمت تقسیم شده است :
۱- پشتیبانی خودکار
در پشتیبانی به صورت خودکار کافی است که تیک آن را فعال نموده و مسیر ذخیره فایل مشخص گردد و تعداد روزهای مورد نیاز را نیز مشخص نمایید در آن صورت سیستم همواره براساس نیاز شما هر روز پس از ورود به برنامه، اطلاعات روز قبل را در مسیری که مشخص کردهاید ذخیره مینماید.
نکته : لازم به ذکر است که مسیر پشتیبانی را در درایوی قرار دهید که ویندوز روی آن نصب نشده باشد.
۲- پشتیبانی به دلخواه
در پشتیبانی به دلخواه شما میتوانید یک یا چند نسخه را روی درایوهای مختلف و سختافزارهایی مانند: فلش، سیدی، دیویدی و… ذخیره و نگهداری نمایید که مطابق شکل ذیل، مسیر را مشخص کرده و دکمه شروع را میزنیم سپس انجام پشتیبانی صورت میپذیرد و پیام (پشتیبانی اطلاعات با موفقیت انجام شد) نمایش داده میشود.
ایجاد سال جدید:
در پایان سال مالی و جهت شروع فعالیت در برنامه، در سال جدید میتوانید با انتخاب این بخش سال جدید را تعریف نموده و با انتخاب قسمتهای تیکدار، مشخص نمود که کدام نوع از اطلاعات سال قبل انتقال پیدا نماید.
بازسازی اطلاعات:
با انتخاب این بخش میتوان یک بار سیستم را بهروزرسانی یا رفرش نمود تا تنظیمات به حالت اول برگردد.
بستن اسناد :
کاربران و میزان دسترسی:
این زیر منو امکان و میزان استفاده هریک از کاربران سیستم را مشخص میکند. برای تعریف و مشخص کردن حیطه کاری هر یک از کاربران به صورت زیر عمل میکنیم:
– ابتدا زیر منوی کاربران و میزان دسترسی را از منوی اصلی عملیات کمکی انتخاب میکنیم، در پنجره باز شده اطلاعات لازم مربوطه را وارد میکنیم.
– پس از وارد کردن اطلاعات در قسمت بالای پنجره، روی باتوم تایید زده و مجدد پنجره را باز کرده، در پنل سمت چپ منوها و زیر منوهای مورد استفاده کاربر تیک زده و در پنل سمت راست محدوده کاری هر زیر منو (پنجره کاری) را مشخص میکنیم.
به طور مثال در قسمت محدوده انبارها به صورت ۴&1 را وارد میکنیم و در قسمت روبهرو با تیک هر گزینه حیطه کاری کاربر مشخص میشود.
– در نهایت تایید را زده تا تغییرات لازم اعمال شود.
انتخاب سال مالی:
در این بخش میتوانید سال مالی مورد نظر را جهت بررسی اطلاعات آن سال انتخاب نمایید.
انتخاب کاربر:
در این بخش اگر چند کاربر از برنامه استفاده مینمایند، میتوانند با انتخاب نام کاربری و زدن کلمه عبور وارد برنامه شده و از قسمتهایی که حق دسترسی دارند استفاده نمایند.
انتخاب فاکتور:
با انتخاب این بخش و انتخاب گزینه REPORT میتوانید از تنظیمات فاکتور استفاده نمایید.
مسیر فایلهای گزارش:
با انتخاب این بخش و انتخاب گزینه REPORT میتوانید از تنظیمات گزارش استفاده نمایید.
تنظیمات فاکتور:
در این بخش میتوانید نشانی، تلفن، موبایل و لوگوی فروشگاه را جهت نمایش در داخل فاکتور وارد نمایید.
یادآوری:
در این بخش میتوان توضیحاتی از کارکرد روزانه، تاریخ سررسید چکها یا هرگونه مطلبی را جهت یادآوری در یک تاریخ معین تعریف نمود تا برنامه به صورت خودکار آن را نمایش دهد.
کلیدهای کمکی
معرفی کلیدهای کمکی استفاده شده در برنامه :
End: ذخیره کردن
جهت بالا: ایجاد سند جدید در ثبت فاکتورها و دریافت و پرداختها
F6: حذف کالا یا حساب، در صورتی که گردش نداشته باشد.
– روی شماره فاکتور حذف کامل فاکتور
– داخل فاکتور حذف آرتیکل (پس از حذف ذخیره گردد)
– روی شمارۀ سند حذف کامل سند
– داخل سند حذف آرتیکل (پس از حذف ذخیره گردد)
Page Up: رؤیت اطلاعات از بالا به پایین
Page Down : رؤیت اطلاعات از پایین به بالا
Backspace: حذف حروف از آخر
Delete: حذف حروف از ابتدا
Enter: ثبت و حرکت به مرحلۀ بعدی
Shift + Alt: تغییر زبان به انگلیسی و بالعکس
B + Alt: چاپ بارکد
P + Alt: چاپ پرینت فاکتور و گزارشات
F1: راهنما
F2: تکرار شماره و حروف خط بالا در قسمت فاکتور و سند و منوی گزارشات
F9: در سند، بعد از وارد نمودن شماره چک، پاس نمودن اتوماتیک اسناد دریافتنی
F10: روی شماره فاکتور، نمایش کلیه فاکتورهای فروش از آخر و امکان بازیابی فاکتور دلخواه
– روی کد حساب، نمایش معرفی حسابها و ثبت و تغییرات حساب
– روی توضیحات فاکتور و سند، انتخاب شرح ثابت (تایپ ثابت در قسمت عملیات کمکی)
– روی کد بازاریاب، با باز نمودن معرفی بازاریابها و ثبت و تغییرات بازاریاب
– در قسمت گزارشها، نمایش معرفی حساب و معرفی کالا
– در سند، بعد از وارد نمودن شماره چک پاس شده اتوماتیک اسناد پرداختنی
– در سند، بعد از وارد نمودن شماره چک (دریافتنی یا پرداختنی) ثبت اتوماتیک برگشتی چک
F11: چاپ
– پاک نمودن پیشفرض اطلاعات ورودی در قیمت منوی گزارشها
– پاک نمودن پیشفرض اطلاعات ورودی در قیمت منوی گزارشها
F12: نمایش لحظهای اطلاعات فاکتور قبلی در برنامه مدیریت فروشگاهی
Insert: ایجاد خط جدید مابین دو خط در فاکتورها و سندها
Esc: خروج
فصل نهم: تمرین ثبت فروشگاهی در نرم افزار پرهام
اطلاعات پایه:
۱- معرفی کالا:
برنج طارم را با کد ۱۰۱ و قیمت خرید استاندارد ۰۰۰ر۱۰۰ ریال با فرض فروش ۱ با ۲۰ درصد و فروش ۲ با ۱۰ درصد تعریف نمایید.(فروش ۱ قیمت خرده فروش و فروش ۲ قیمت عمده فروشی میباشد)
۲- معرفی حسابها:
آقای اصغری را به عنوان فروشنده کالا ( بستانکاران تجاری ۲۳۰۱۰۰۰۱ ) معرفی نمایید.
۳ – معرفی حسابها:
بانک ملی را به عنوان بانک شرکت (بانک ملی ۱۰۰۱۰۰۰۱ ) معرفی نمایید.
خرید و فروش:
۱-خرید:
مقدار ۱۰۰ کیلو برنج طارم به مبلغ هر کیلو ۰۰۰ر۱۰۰ ریال از آقای اصغری به صورت نسیه خریداری میگردد.
(لطفا پس از ثبت فاکتور خرید مانده حساب – وضعیت حساب – موجودی کالا – وضعیت کالا – را بررسی فرمایید).
۲- فروش:
مقدار ۵۰ کیلو برنج طارم به مبلغ ۰۰۰ر۱۲۰ ریال به ۵ مشتری از فاکتور ۱ تا ۵ را بصورت نقدی ثبت نمایید.
(لطفاً پس از ثبت هر فاکتور فروش مانده حساب صندوق – وضعیت حساب صندوق – موجودی کالا- وضعیت کالا –
سود یک کالا و سود فاکتور را بررسی فرمایید).
دریافت و پرداخت:
در پایان روز صندوق را با فرضهای ذیل ببندید:
۱- مبلغ ۰۰۰ر۴۰۰ر۲ فاکتور ۱ و ۲ از طریق دستگاه پوز ملی دریافت شده است.
۲- هزینه اجاره به مبلغ ۰۰۰ر۵۰۰ ریال بصورت نقد از صندوق پرداخت گردید.
۳- هزینه آب به مبلغ ۰۰۰ر۵۰ ریال بصورت نقد از صندوق پرداخت گردید.
۴- مابقی مبلغ ۰۰۰ر۰۵۰ر۳ طی فیش نقدی شماره ۵۵۸۸ به بانک ملی واریز گردید و مانده حساب صندوق بسته شد.
گزارشات:
گزارشات مختلف را تهیه و بررسی و تجزیه و تحلیل نمایید.
نکته: در صورتی که برنامه به تعداد زیاد در محیط ویندوز باز شده و یا برنامه به مشکلی برخورده باشد روی منوی toolbars کلیک راست کرده و با انتخاب گزینۀ start task manager و با باز شدن پنجره فوق گزینههای اضافی برنامه را انتخاب و روی گزینۀ End Task کلیک نمایید.
